Mua phần mềm không ai dùng – lãng phí “số hóa”

Trong thời đại số, hầu hết doanh nghiệp đều hướng tới chuyển đổi số như một chiến lược tối quan trọng để tăng năng suất, nâng cao hiệu quả và tạo ra lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, một thực tế đáng tiếc thường gặp là nhiều doanh nghiệp chi hàng nghìn đến hàng triệu đô la cho phần mềm, công cụ số hóa… nhưng lại rất ít khi được sử dụng đúng cách hoặc thậm chí không ai dùng đến.

Tại sao điều này xảy ra? Có nhiều nguyên nhân, và chúng đều liên quan đến cách doanh nghiệp lên kế hoạch, triển khai và quản lý dự án số hóa:

1️⃣ Không phân tích nhu cầu thực tế trước khi mua

Nhiều tổ chức bị cuốn theo xu hướng công nghệ hoặc lời quảng cáo hấp dẫn mà quên đặt câu hỏi căn bản: “Chúng ta cần phần mềm này để giải quyết vấn đề gì?”, “Ai sẽ là người sử dụng chính?”, “Hiệu quả đo lường ra sao?”. Khi nhu cầu không rõ ràng, việc đầu tư trở nên lãng phí.

2️⃣ Thiếu sự tham gia của đội ngũ thực thi

Nếu những người trực tiếp sử dụng phần mềm không được tham vấn hoặc đào tạo đầy đủ, phần mềm sẽ trở thành một công cụ “treo tường”, không phát huy giá trị. Sự hợp tác giữa bộ phận IT, quản lý dự án và đội ngũ vận hành là yếu tố sống còn để phần mềm được sử dụng hiệu quả.

3️⃣ Quá nhiều công cụ, thiếu chuẩn hóa

Một số doanh nghiệp mua hàng loạt phần mềm với chức năng tương tự nhưng không tích hợp hoặc chuẩn hóa quy trình, dẫn đến loạn dữ liệu, khó vận hành, nhân viên ngán ngẩm và bỏ qua.

4️⃣ Không đo lường ROI (Lợi tức đầu tư)

Không phải phần mềm nào cũng mang lại hiệu quả ngay lập tức. Nhưng nếu doanh nghiệp không thiết lập KPI, không theo dõi mức độ sử dụng và hiệu quả, đầu tư số hóa sẽ trở thành con số vô nghĩa trên báo cáo tài chính.

5️⃣ Thiếu chiến lược quản lý thay đổi (Change Management)

Số hóa không chỉ là công nghệ, mà là quá trình thay đổi thói quen và văn hóa làm việc. Nếu nhân viên không hiểu lợi ích, không thấy dễ dàng trong việc áp dụng, phần mềm sẽ biến thành công cụ chết, dù công ty đã bỏ ra chi phí lớn.

Hậu quả của việc mua phần mềm không ai dùng

• Lãng phí tài chính và nguồn lực: Hàng tỷ đồng chi cho phần mềm mà không sử dụng, làm giảm ngân sách cho các sáng kiến khác.

• Lãng phí thời gian: Nhân viên phải học, thử nghiệm nhưng không bao giờ ứng dụng hiệu quả.

• Ảnh hưởng đến tinh thần nhân viên: Nhân viên cảm thấy áp lực và mất niềm tin vào các dự án số hóa.

• Mất cơ hội cải tiến thực sự: Khi quá tập trung vào phần mềm, doanh nghiệp bỏ lỡ các cơ hội tối ưu quy trình bằng Lean, Six Sigma, Operational Excellence.

Giải pháp để tránh lãng phí trong đầu tư số hóa

✅ Phân tích nhu cầu trước khi mua: Hiểu rõ vấn đề thực sự của doanh nghiệp, xác định ai sẽ dùng, mục tiêu là gì.

✅ Tham gia đội ngũ vận hành: Đảm bảo người sử dụng chính được tham gia vào việc lựa chọn, thử nghiệm và đánh giá phần mềm.

✅ Chuẩn hóa và tích hợp: Chọn công cụ phù hợp, tích hợp dữ liệu và quy trình, tránh chồng chéo phần mềm.

✅ Đo lường hiệu quả: Thiết lập KPI, theo dõi mức độ sử dụng, đo lường ROI, điều chỉnh kịp thời.

✅ Quản lý thay đổi: Huấn luyện, truyền thông và hỗ trợ nhân viên để họ thấy giá trị thực sự của công nghệ.

Lean Six Sigma & Operational Excellence – chìa khóa tối ưu hóa số hóa

Áp dụng Lean Six Sigma và Operational Excellence sẽ giúp doanh nghiệp:

• Xác định các lãng phí trong quy trình trước khi số hóa.

• Chuẩn hóa quy trình để phần mềm được sử dụng hiệu quả nhất.

• Theo dõi và đo lường kết quả dựa trên dữ liệu thực tế, tránh đầu tư mù quáng.

Nếu bạn là:

• CEO, quản lý cấp cao đang triển khai số hóa doanh nghiệp

• Trưởng phòng vận hành, IT, dự án số hóa

• Chuyên viên tư vấn, muốn nâng cao năng lực triển khai các giải pháp tối ưu

…thì các khóa học của John&Partners chính là bước đệm quan trọng giúp bạn:

• Hiểu cách tối ưu hóa quy trình trước khi đầu tư công nghệ.

• Áp dụng Lean, Six Sigma, Operational Excellence để số hóa thực sự mang lại giá trị.

• Nâng cao năng lực quản lý dự án số hóa, tránh lãng phí thời gian và chi phí.