Kế hoạch liên tục kinh doanh (BCP) là một vũ khí quen thuộc được các công ty đa quốc gia trên thế giới sử dụng mỗi khi gặp phải khủng hoảng do thiên tai, khủng bố… gây ra tương tự như dịch Covid-19 hiện nay.

Virus corona làm xáo trộn kinh tế toàn cầu

Trong hơn một tháng vừa qua, đã có 322 doanh nghiệp tạm dừng hoạt động và 553 doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19. Cùng với đó, trong tổng số trên 5.000 hợp tác xã đã có 25 hợp tác xã tạm dừng hoạt động, 5 hợp tác xã giảm quy mô hoặc thu hẹp sản xuất kinh doanh.

Từ Tết đến nay, tất cả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp tại Việt Nam và phạm vi toàn cầu bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Hầu như phạm vi ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 là rộng khắp, nó không giới hạn bởi ngành nghề, phạm vi, lĩnh vực hay các quốc gia.

Năm 2003, lúc dịch SARS tấn công Trung Quốc, nền kinh tế toàn cầu vẫn tương đối bình thường. Nhưng gần hai thập kỷ sau, khi thế hệ virus corona mới cũng hoành hành tại đây, kinh tế thế giới lại chịu xáo trộn nhiều hơn bởi sự phát triển bùng nổ của Trung Quốc. Sức mạnh tiêu dùng và sản xuất của nước này ảnh hưởng đến khắp châu Á, tận Bắc Mỹ, châu Âu và hơn thế.

Các nhà sản xuất trên toàn thế giới bị ràng buộc với Trung Quốc bởi chuỗi cung ứng phức tạp, nơi mà các nhà máy nước này chịu trách nhiệm cung cấp nguyên vật liệu hoặc thành phẩm. Sự phụ thuộc này gia tăng mạnh nhất ở châu Á.

Theo World Bank, năm 2000, Trung Quốc chỉ chiếm 1,2% thương mại toàn cầu. Đến 2018, thị phần của họ là một phần ba. Ở châu Á, thị phần đã tăng từ 16% đến 41% trong giai đoạn này. Những ngành nghề bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi dịch hiện nay có thể nhìn thấy rõ như du lịch, bất động sản, xây dựng, ẩm thực, hàng tiêu dùng nhanh, hàng không, nông nghiệp, công nghiệp phụ trợ…

Các doanh nghiệp sản xuất trên phạm vi Việt Nam và toàn cầu cũng chịu ảnh hưởng nặng nề. Doanh số của các doanh nghiệp thuộc những ngành bị ảnh hưởng trực tiếp giảm mạnh, thậm chí có doanh nghiệp giảm doanh số về xấp xỉ bằng 0. Có thể nói, virus corona có thể là “đòn chí tử” đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam và khắp các quốc gia khác trên thế giới.

“Tự cứu mình”

Các doanh nghiệp cần có tâm thế chủ động khắc phục khó khăn, tự cứu mình trước, tích cực tìm kiếm thị trường thay thế, đa dạng hóa thị trường đầu ra cũng như nguồn cung ứng đầu vào, giảm bớt sự phụ thuộc vào thị trường Trung Quốc.

Ở các công ty đa quốc gia tại Việt Nam và trên thế giới, kế hoạch liên tục kinh doanh (Business Continuity Plan – BCP) là một trong những thực hành rất quen thuộc, và mỗi khi có khó khăn tương tự như đợt khủng hoảng do Covid-19 gây ra, thì các doanh nghiệp sẽ có một bản kế hoạch để ứng phó ngay lập tức, nhằm giảm thiểu tối đa các hệ luỵ và rủi ro gây ra.

BCP là một bản kế hoạch hậu cần thực tiễn được xây dựng, triển khai nhằm giúp các doanh nghiệp có thể phục hồi hoạt động sau khi bị gián đoạn một phần hoặc toàn bộ hoạt động sau khi một tai họa bất ngờ ập đến.

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, các doanh nghiệp phải thường trực đối mặt với rất nhiều sự thay đổi và rủi ro xảy đến do thiên tai, sự cố mà thiên nhiên hay con người gây ra, từ những sự cố mất điện, chất lượng, hỏng máy nhỏ nhặt đến các tai biến lớn hơn như biểu tình, hỏa hoạn và tới những thảm họa dịch bệnh, động đất…

Tất cả biến cố mọi cấp độ như vậy đều khiến cho doanh nghiệp phải chịu nhiều thiệt hại về kinh tế, hình ảnh, uy tín cũng như nguy cơ mắc vào các tranh chấp kiện tụng pháp luật, từ đó ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp. Xã hội và nền kinh tế ngày càng trở nên bất định, mơ hồ, khó dự đoán và không chắc chắn hơn.

Theo một nghiên cứu của Contingency Planning Research, khi được hỏi “Công ty của quý vị sẽ có nguy cơ sụp đổ nếu phải ngừng làm việc trong bao lâu”, 70% công ty đã trả lời là “trong 72 giờ” và có 4% nói rằng công ty họ sẽ biến mất nếu không thể phục hồi các hoạt động ngay trong giờ đầu tiên.

Cũng trong khảo sát đó, 15% doanh nghiệp cho biết mỗi giờ không hoạt động họ sẽ thiệt hại khoảng 50.000 – 100.000 USD và 4% nói rằng con số này có thể lên đến trên 5 triệu USD.

Qua đại dịch Covid-19 này, kèm với các bài học từ vụ khủng bố ngày 11/9 cho thấy, đối với những thảm họa mà tác động của nó vô cùng kinh hoàng trong khi xác suất xảy ra là vô cùng nhỏ bé, việc hoạch định sẵn một kế hoạch ứng phó vẫn là hữu ích. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn có thể tồn tại sau thảm họa trên dù phải chịu tác động cực lớn từ nó.

Với những lí do như vậy, việc xây dựng một kế hoạch liên tục kinh doanh BCP là nhu cầu then chốt trong hoạt động của các doanh nghiệp. Nếu được xây dựng hiệu quả, bản kế hoạch này sẽ giúp các công ty có thể hạn chế được tối đa các hậu quả mà tai họa mang đến cho công ty cũng như cho khách hàng, khả năng trở lại hoạt động trong thời gian sớm nhất có thể, trấn an và đáp ứng được yêu cầu về thông tin của khách hàng cũng như các đối tác.

Lập kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp

Trong quá trình xây dựng một bản kế hoạch BCP, một trong những bước quan trọng nhất đó chính là giai đoạn “phân tích và đánh giá rủi ro”. Trong giai đoạn này, từ việc đánh giá, xem xét tất cả tài sản quan trọng và các quy trình then chốt của doanh nghiệp mình, nhà quản trị phải xác định được những nguy cơ, tai họa có thể xảy đến với doanh nghiệp cũng như mức độ hậu quả mà nó mang đến.

Sau đó, họ có thể hoạch định trước một số kịch bản thảm họa chính sẽ xảy ra và có kế hoạch ứng phó. Phải lưu ý một điều rằng, khi đề ra các giải pháp ứng phó như vậy phải tính đến vấn đề chi phí để thực hiện chúng, như vậy mới xác định được rõ quy mô của kế hoạch phù hợp với nhu cầu cũng như nguồn lực của công ty.

Kế hoạch sau khi được xây dựng hoàn chỉnh thì phải được phổ biến, tuyên truyền cho toàn thể nhân viên để nâng cao nhận thức cảnh giác, và quan trọng là cần thường xuyên thực hiện việc bảo trì, tiến hành diễn tập, kiểm tra khả năng hoạt động của những giải pháp dự phòng đó. Cuối cùng là đánh giá, kiểm soát định kì nhằm phát hiện thêm những rủi ro mới để chỉnh sửa, cập nhật bản kế hoạch BCP của doanh nghiệp mình.

10 bước lập kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh

Bước 1: Xác định mục đích, phạm vi của BCP và nhóm thực hiện

Bước 2: Xác định các hoạt động ưu tiên và mục tiêu thời gian phục hồi

Bước 3: Bạn cần những gì để phục hồi các hoạt động then chốt?

Bước 4: Đánh giá rủi ro – Nắm bắt chuỗi những hiện tượng thảm họa thiên tai

Bước 5: Xin đừng quên việc bảo vệ và hạn chế thiệt hại trước thảm họa

Bước 6: Ứng phó khẩn cấp với thảm họa thiên tai

Bước 7: Các chiến lược duy trì hoạt động kinh doanh (BC) nhằm sớm hồi phục hoạt động

Bước 8: Chuẩn bị về tài chính

Bước 9: Diễn tập để đảm bảo đúng kế hoạch thực hiện

Bước 10: Đánh giá kết quả và cải tiến

Các doanh chủ và doanh nghiệp có nhận thức và tư duy đúng về tính cấp thiết của việc xây dựng và duy trì một bản kế hoạch liên tục kinh doanh BCP, giúp doanh nghiệp của mình ứng phó tốt nhất trước sự thay đổi và giảm thiểu mọi rủi ro trước đại dịch Covid-19 hiện nay, hay các biến cố có thể ập tới bất cứ lúc nào sau này!