Doanh nghiệp SMEs thường không dành nhiều ngân sách cho việc tuyển dụng, và chi phí dành cho tuyển dụng phải thật sự hiệu quả, để tìm ra được những ứng viên tài năng và thích hợp cho sự phát triển của doanh nghiệp. Một trong những những giải pháp của bộ phận tuyển dụng là lục tìm CV trên các trang mạng xã hội, thường là Facebook, LinkedIn, vì đây là 2 nguồn không mất chi phí nhưng chất lượng hồ sơ vẫn được xem là tạm ổn, hơn là việc phải bỏ ngân sách cho những trang tuyển dụng mà thường được nhận xét là hiệu quả không cao.

Bộ phận tuyển dụng dành phần lớn thời gian trên các trang mạng xã hội để có được những CV đang tìm việc và lưu về, và đây là phần khó khăn nhất, không biết phải lưu trữ như thế nào để có thể theo sát các hồ sơ một cách thông minh, trực quan, và hiệu quả nhất.

Khó khăn

Các ứng viên chủ động tìm trên các mạng xã hội thường sẽ làm cho quá trình tuyển dụng trở nên khó khăn hơn vì, họ sẽ không hoặc phản hồi rất lâu khi cố gắng liên hệ qua mạng xã hội, họ thường có những yêu cầu đặc biệt thể hiện trên bài đăng của mình (và dĩ nhiên không thể hiện qua CV), nhà tuyển dụng nào càng có nhiều thông tin, đặc biệt là thông tin mà ứng viên thể hiện trên bài đăng thì sẽ được ứng viên hiểu rằng mình quan tâm họ đến thế nào và tăng khả năng sẽ đạt được ứng viên đó thành nhân viên của mình hơn; lượng ứng viên đổ về khá nhiều, trung bình nếu dành khoảng từ 1 – 2 giờ đồng hồ trên mạng xã hội, bạn sẽ tìm được hơn 40 bài đăng tìm việc.

Quản lý bằng Excel thông thường

Việc quản lý chừng ấy dữ liệu trên thường được dùng bằng Excel hoặc các bảng tính thông thường, nhưng quản lý bằng bảng tínht lại hay gây các trở ngại sau:

  • Giao diện nhàm chán và phức tạp quá mức cần thiết;
  • Phải yêu cầu một lượng lớn trường dữ liệu phải được xác định trước, khó tùy biến khi mà bạn muốn thêm vào những định dạng bất ngờ như “yêu cầu từ giám đốc”, “yêu cầu từ dự án A”, …
  • Phức tạp trong liên kết các tệp tin với nhau, trong môi trường mạng xã hội, ứng viên có thể tải lên CV bất cứ kiểu gì mà họ thích, nào là hình ảnh, video, và các loại tệp như pdf, docs, excel. Việc mỗi kiểu tệp như thế nào và lưu trữ chúng đã là một câu hỏi đau đầu khi làm hệ thống theo dõi hồ sơ ứng viên.
  • Nguy cơ bỏ sót ứng viên khá là cao.

Quản lý trực quan qua hệ thống thẻ, kanban, và ứng dụng khác

Dù muốn hay không, giao diện bảng tính (giao diện của Excel hoặc Google Sheet) cũng là lựa chọn đầu tiên mà nhà tuyển dụng phải chọn vì sự rộng rãi trong khung dữ liệu và ngoài ra thì cũng không còn các lựa chọn khác.

Nhưng có một ứng dụng có thể giúp cho việc theo dõi ứng viên trở nên dễ dàng và trực quan hơn rất nhiều, dùng phương pháp Kanban từ Toyota, đó chính là Trello. Thường một bảng Trello sẽ có dạng như hình dưới.

Các lợi ích khi sử dụng Trello trong việc theo dõi hồ sơ ứng viên:

  • Tạo các danh sách tùy thích:
  • Thao tác nắm – kéo – thả dễ dàng để thể hiện rằng ứng viên đã đi đến đâu trong quá trình tuyển dụng (không cần phải tùy chỉnh một biến nào cả);
  • Các nhãn dán thể hiện các thông tin ngay trong thẻ ứng viên: ai là người tìm được, đề xuất vào phòng ban nào, đang làm việc qua đâu, đã lấy được CV chưa hay còn trao đổi thông tin, …;
  • Tải các files đa dạng và không giới hạn (tuy nhiên chỉ 25MB trên 1 tệp). Đặc biệt hơn, nếu là hình ảnh và tệp pdf thì có thể nhấp vào và xem trực tiếp trên Trello;
  • Khó mà bỏ sót ứng viên, vì nếu bạn chưa giải quyết hết danh sách thẻ thì đương nhiên thẻ vẫn còn ở đó, trực quan và đập vào mắt là mình vẫn chưa giải quyết xong;
  • Chức năng ghi chú rộng rãi, thoải mái, không giới hạn từ, và dễ chỉnh sửa. Với chức năng này, hãy sao chép hoàn toàn những gì mà ứng viên thể hiện trên bài đăng, vì đây là một thông tin quý giá trong lúc làm việc với ứng viên, hãy ghi chép những yêu cầu đặc biệt, những đặc điểm khi làm việc vào ngay thẻ nhé;
  • Việc tạo danh sách thẻ không giới hạn giúp đa dạng bảng theo dõi của mình lên, nếu có một yêu cầu bất ngờ từ Giám đốc, việc đơn giản là chỉ cần tạo thêm một danh sách và kéo nó đến thứ tự thích hợp và tiếp tục theo dõi.

Các đề xuất cài đặt Trello

Vì bài viết đã đạt giới hạn, ở bài sau, sẽ là hướng dẫn các cài đặt ban đầu một bảng Trello để theo dõi ứng viên hiệu quả nhé.

Được viết bởi: Nguyễn Thành Duy – Đội ngũ John&Partners

Nguồn hình ảnh: Trello (https://trello.com/b/uGtv1gr7/recruiting-pipeline)