1. Tổng quan
Tại sao nhiều doanh nghiệp tiếp cận với Lean đều bắt đầu bằng việc tiếp cận với hệ thống “5S” đầu tiên, điển hình một số công ty dệt may lớn tại Việt Nam khi hội nhập quốc tế đều được các công ty khách hàng yêu cầu triển khai 5S. Vậy nguyên nhân là vì đâu và sâu xa bên trong là gì? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu về 5S và lợi ích 5S. 
Trước hết, 5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). Trong tất cả câu chuyện thành công trong việc xây dựng văn hoá cải tiến liên tục, chúng ta thường nghe chúng được luôn bắt đầu với số công cụ nền tảng trong đó có 5S là không thể thiếu. Về bản chất 5S là công cụ tưởng chừng đơn giản nhưng sâu xa bên trong đó chính là sự thay đổi ý thức, thay đổi tư duy, thay đổi hệ thống chưa hiệu quả để hiệu quả hơn thông qua giảm lãng phí trong quy trình vận hành. Do đó với các công ty sản xuất cũng như các công ty về dịch vụ, 5S được lựa chọn là công cụ triển khai đầu tiên cho việc xây dựng nền tảng cơ bản cho văn hoá cải tiến liên tục.
Yếu tố thứ 2 để 5S được chọn là công cụ nền tảng đó chính là sự thay đổi có kết quả nhanh trong ngắn hạn, giúp tổ chức giúp nhân viên thấy được sự thay đổi tích cực, lợi ích của cải tiến và hỗ trợ cũng như đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh. Tương tự những thắng lợi ngắn hạn đó giúp cho các nhóm chưa tin (ở đây có thể gọi là nhóm chống đối sự thay đổi) vào lợi ích thay đổi sẽ chuyển sang không chống đối hoặc tích cực hơn sẽ là hỗ trợ ngược lại việc triển khai này.

2. Yếu tố cản trở triển khai thành công 5S
Trong quá trình triển khai tại các doanh nghiệp, công cụ 5S đơn giản này, công cụ nền tảng này lại bị thất bại, nhiều doanh nghiệp không xây dựng được hoặc khi xây dựng xong lại không duy trì được?

– Yếu tố đầu tiên có thể nói đó chính là không định hướng phát triển của lãnh đạo, họ xem 5S chỉ là chương trình làm cho nhà xưởng sạch sẽ hoặc trực quan cho khách hàng tham quan để lấy lòng khách hàng hoặc bị ép buộc phải làm theo yêu cầu của khách hàng mà chưa nhận thấy được tầm quan trọng của 5S trong văn hoá cải tiến. Nên họ xây dựng chương trình mang tính hình thức và qua loa.

– Yếu tố thứ 2 trong giai đoạn xây dựng và triển khai, tổ chức xem đây là chương trình của lãnh đạo hoặc của phòng ban nào đó đề xướng lên. Lãnh đạo cấp cao thì coi đây là việc của cấp dưới và ngược lại, nhân viên và các phòng ban khác không quan tâm nên việc triến khai đồng bộ và thống nhất sẽ không thể hình thành và thành công được.

– Yếu tố thứ 3 là thực hiện triển khai 5S nhưng không có hệ thống giám sát và đo lường. Rất nhiều tổ chức làm 5S chỉ bằng hình ảnh trước sau nhưng lại không có chỉ số đo lường cụ thể, chỉ bằng cảm quan hoặc bằng những nhận xét cá nhân. Mỗi khu vực khác nhau trong nhà máy, trong văn phòng sẽ có tiêu chuẩn giám sát và đo lường khác nhau và trên nền tảng đó xây dựng mục tiêu định kỳ cho từng khu vực, từng phòng ban này thực hiện và theo đuổi mục tiêu đó.

– Yếu tố thứ 4: Triển khai thử nghiệm. có một thực tế là doanh nghiệp khi bắt tay vào triển khai sẽ làm rầm rộ và triển khai toàn diện. Điều này nếu nói về lý thuyết và cam kết của lãnh đạo là hoàn toàn đúng, tuy nhiên cần nhìn nhận vấn đề ở đây theo một khía cạnh tốt hơn – tính hiệu quả. Nếu doanh nghiệp chưa từng biết mới biết tới “5S” thì việc triển khai thử nghiệm là điều cần phải được xem xét kỹ lưỡng. Ở đây, tôi không đề cập nhiều tới các doanh nghiệp lớn, các công ty đa quốc gia nơi mà hệ thống 5S thường đã có sẵn hoặc đã được tiếp cận nhiều, được đào tạo bài bản. Việc không triển khai thử nghiệm dẫn đến không có cơ hội để điều chỉnh, không có cơ hội để học hỏi, rút kinh nghiệm từ chương trình. Thực tế chúng ta cần triển khai thử nghiệm chọn khu vực không tốt để triển khai thử nghiệm nhằm mục đích giúp nhân viên thấy được sự khác biệt trước và sau, gia tăng niềm tin cũng như có hội để cải tiến cho khu vực khác được tốt hơn. Vì như đã đề cập ở trên, mỗi khu vực mỗi phòng ban sẽ có những khác biệt về điều kiện hạ tầng và ý thức nên không thể đồng bộ hoá 100% được cần linh hoạt có kiểm soát.

– Cuối cùng và rất quan trọng đó là không chuẩn hoá và duy trì. Không có tiêu chuẩn về màu sắc, không có tiêu chuẩn về thiết kế, không có biểu mẫu cụ thể…nên khi thực hiện triển khai, mỗi nơi làm một kiểu, mỗi phòng ban sử dụng biểu mẫu khác nhau và nhân viên cũng thấy bối rối không biết nơi nào là đúng và dùng khi nào. Do đó, cần phải có một hệ thống được chuẩn hoá để hướng dẫn nhân viên thực hiện triển khai đúng và đủ. Thêm vào đó, việc duy trì hệ thống thông qua các kỳ đánh giá là điều cần phải thực hiện. Tuy nhiên, hãy cẩn thận tại điểm này khi mà nhiều tổ chức biến hình thức này thành hủ tục, thành công cụ để triệt tiêu nhau thông qua đánh giá để làm cho khu vực, nhóm cá nhân không yêu thích thành đối tượng bị trù dập hoặc dựa trên quy định cứng nhắc để triệt tiêu sự sáng tạo, triệt tiêu cải tiến hàng ngày.

Ngoài ra, yếu tố tập trung truyền thông và tuyên dương cũng giúp chương trình thành công ở nhiều khía cạnh mềm khác nhau. Nhân viên, phòng ban không biết được hoạt động gì đang diễn ra, không có thông tin hoặc đơn giản là với những nhóm không đồng thuận nhưng nếu được huấn luyện, được đào tạo, được cung cấp công cụ làm việc, ngày nào cũng được xem các bảng thông tin 5S, các tivi truyền thông thì họ cũng sẽ có cái nhìn khác đi, thay đổi tư duy để cùng phát triển. Hơn nữa, chương trình tuyên dương đúng đắn sẽ giúp cho lửa cạnh tranh lành mạnh, lửa nhiệt huyết trong doanh duy trì và thay đổi văn hoá mang đến nhiều ý tưởng cải tiến hơn.

3. Xây dựng văn hóa cải tiến từ 5S
Gắn mục tiêu 5S với mục tiêu của tổ chức, mục tiêu đánh giá kết quả công việc, từng phòng ban từng nhân viên hàng năm dựa trên kết quả đánh giá định kỳ để thưởng và tăng lương cuối năm đã giúp các doanh nghiệp thành công khi áp dụng 5S. Điều đó giúp cho hệ thống vận hành ổn định trong lâu dài và dần dần trở thành văn hoá. Từ những phân tích trên chúng ta thấy 5S không còn là công cụ đơn giản nữa, nếu doanh nghiệp không hiểu lý do tại sao mình cần triển khai, lợi ích 5S cũng như kỹ thuật triển khai thì sẽ gây nên tác dụng ngược khi trở thành “gánh nặng” cho mỗi cá nhân, mỗi phòng ban và cho cả tổ chức. Hãy xây dựng văn hoá và tư duy cải tiến trong nhân viên và trong doanh nghiệp mình một cách thông minh và vững bền từ những điều nhỏ nhặt và ý nghĩa!

Tác giả: Nguyễn Trần Mỹ
Hình ảnh: internet